اداره امتحانات

اداره امتحانات یکی ازادارات امور آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه می باشد که کارکنان شاغل در آن با اهتمام در حفظ شأن دانشجویان در چهارچوب مقررات آموزشی و وظايف محوله با رعایت اصل امانتداری حسب مورد به ارائه خدمات به دانشجویان شاغل در حد فاصل پس از ثبت نام تا فارغ التحصیلی  می پردازند. نظارت بر اجرای مقررات آموزشی در دانشکده ها که عنصری اساسی در حفظ کیفیت امر آموزش میباشد  از جمله وظايف اداره امتحانات است، مهمترین خدمات اداره امتحانات بدین شرح می باشد.

 

شرح وظایف كاركنان و كارشناسان در اداره امتحانات 

1. صدور گواهي اشتغال به تحصيل

2. اعلام فراغت از تحصيل

3. تمديد اقامت دانشجويان اتباع خارجي

4. ارسال ريزنمرات دانشجويان به دانشكده ها و موسسات ذیربط

5.تهيه گزارش وضعيت تحصيلي دانشجويان براي كميسيون بررسي موارد خاص  دانشگاه

6. خروج از كشور جهت انجام زيارت شامل کشورهای سوریه ، عربستان، عراق (بمدت 30 روز)

7. خروج از كشور جهت انجام امور علمی (شرکت در کنفرانس، همایش علمی یا ارائه مقاله) و نیمه علمی (شرکت در آزمون مانند GMAT، بازدید از نمایشگاه ها و کارخانجات)  (مدت 30 روز)

8. خروج از کشور جهت انجام امور غیر علمی (افزایش اطلاعات و معلومات فردی و یا بازدید از بستگان ساکن در خارج از کشور) (مدت 20 روز)

9. خروج از کشور جهت سفرهای مطالعاتی جهت دانشجویان مقاطع دکتری (Ph.D) و کارشناسی ارشد در حین تحصیل برای تحقیق، آزمایش یا استفاده از تجربیات سایر کشورها (6 ماه جهت کارشناسی ارشد و 12 ماه جهت Ph.D)

10.  صدور حكم انصراف و يا اخراج از تحصيل

11. صدور گواهي براي آزمون مقطع بالاتر

12. صدور معرفي نامه جهت گذراندن سمینار، پروژه، پايان نامه و يا تكميل آماري

13. تسويه حساب دانشجويان اخراجی و يا انصرافي

14. بررسي ماموریت آموزشي يا مرخصي بدون حقوق دانشجويان

15. ابلاغ آيين نامه ها، دستور العمل ها، بخش نامه هاي آموزشي و برنامه هاي درسي رشته هاي مختلف به دانشكده ها

16. راه اندازی و تاسيس رشته هاي تحصيلي و گروه هاي آموزشي

 

1.  صدور گواهي اشتغال به تحصيل

1.       دريافت گواهي اشتغال به تحصيل از دانشكده

2.       اخذ پرونده از بايگاني آموزش كل و يا مراجعه به برنامه سما

3.       تكميل قسمت مربوط به آموزش كل و ارسال جهت امضاء مديريت  

2.    اعلام فراغت از تحصيل

1.       دريافت ريزنمرات و فرم هاي فارغ التحصيلي تاييد شده دانشجويان از دانشكده

2.       اخذ پرونده از بايگاني آموزش كل

3.       بررسي ريزنمرات دانشجو مطابق برنامه درسي و آيين نامه مربوطه

4.       تاييد مراتب فوق از طريق درج مهر و امضاء

5.       ارسال مدارک دريافتي به اداره ثبت نام جهت دانشجويان ذکور و جهت خانمها به اداره فارغ التحصيلان   

3.   تمديد اقامت دانشجويان اتباع خارجی

1.       دريافت فرم گواهي اشتغال به تحصيل مشتمل بر وضعيت تحصيلي از دانشكده

2.       اخذ پرونده از بايگاني آموزش كل و يا مراجعه به برنامه سما

3.       تكميل فرم ويژه اعلام وضعيت دانشجويان تبعه خارج به وزارت علوم و تحقيقات و فناوري و ارسال جهت  امضاء مديريت  

 4.   ارسال ريزنمرات دانشجويان به دانشكده ها و موسسات ذیربط

1.       دريافت ريزنمرات ارسالي از سوي دانشكده (براي دانشجوي ميهمان) و ريزنمرات ارسالي از دانشگاه هاي مقصد (براي دانشجويان اين دانشگاه)

2.       اخذ سوابق و بررسي آنها از نظر مفاد معرفي براي ميهماني

3.       تهيه نامه براي اعلام نمرات تاييد شده به موسسه آموزشي مقصد و ارسال براي امضاء مديريت  

5.    تهيه گزارش وضعيت تحصيلي دانشجويان براي كميسيون بررسي موارد خاص  دانشگاه

1.       وصول دستور براي طرح وضعيت دانشجو در كميسيون بررسي موارد خاص دانشگاه

2.       اخذ پرونده از بايگاني كل و اخذ وضعيت از آموزش دانشكده

3.       تهيه گزارش بر اساس محتويات پرونده و وضعيت تحصيلي دانشجو

4.       ارسال گزارش تهيه شده براي ملاحظه مديريت و اخذ نظريه مديريت

5.       تهيه گزارش نهايي و ارسال آن به همراه پرونده به كميسيون  

6.   خروج از كشور جهت انجام زيارت

1.       دريافت فرم سه قسمتی تكميل شده اشتغال به تحصيل

2.       دريافت پرونده از بايگاني آموزش

3.       تهيه مکاتبه به عنوان دفتر حقوقي جهت اخذ تعهد محضري و ارسال جهت امضاء مديريت

4.       دريافت پاسخ دفتر حقوقي مبني بر اخذ تعهد محضري از دانشجو

5.       تهيه نامه معرفي به نظام وظیفه با رونوشت جهت گذرنامه براي دانشجويان ذكور (براي دانشجويان خانم به اداره گذرنامه)

6.       تكميل فرم شماره يك حراست توسط دانشجو   

7.       خروج از كشور جهت انجام امور علمی و نیمه علمی

1.       دريافت فرم سه قسمتي تكميل شده اشتغال به تحصيل

2.       دريافت پرونده از بايگاني آموزش

3.       استعلام از معاونت پژوهشي دانشگاه در مورد مدارك ارائه شده توسط دائشجو

4.       تهيه نامه براي دفتر حقوقي جهت اخذ تعهد محضري (در صورت تاييد سفر ) و اخذ وثيقه ي ملكي يا بانكي از دانشجو (در صورت عدم تاييد سفر از سوي معاونت پژوهشي)

5.       دريافت پاسخ دفتر حقوقي مبني بر اخذ تعهد محضري و يا وثيقه ملكي يا بانكي از دانشجو

6.       تكميل فرم شماره يك حراست توسط دانشجو

7.       تهيه نامه معرفي به نظام وظیفه با رونوشت جهت گذرنامه (و يا تهيه گواهي اشتغال به تحصيل با ارزش ترجمه براي دانشجو) و ارسال براي مديريت.  

8.  خروج از کشور جهت انجام امور غیر علمی

1.       دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل

2.       دریافت پرونده از بایگانی آموزش

3.       تهیه مکاتبه با دفتر حقوقی جهت اخذ وثیقه ملکی یا بانکی

4.       دریافت پاسخ از دفتر حقوقی مبنی بر اخذ وثیقه ملکی یا بانکی

5.       تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه با رونوشت جهت گذرنامه برای دانشجویان ذکور (برای دانشجویان خانم به اداره کل گذرنامه)

6.       تکمیل فرم شماره یک حراست توسط دانشجو

9. خروج از کشور جهت سفرهای مطالعاتی جهت دانشجویان مقاطع دکتری (Ph.D) و کارشناسی ارشد در حین تحصیل برای تحقیق، آزمایش یا استفاده از تجربیات سایر کشورها

1.       دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل

2.       دریافت پرونده از بایگانی

3.       استعلام از معاونت پژوهشی دانشگاه در مورد مدارک ارائه شده توسط دانشجو

4.       تهیه نامه برای دفتر حقوقی جهت اخذ تعهد محضری (درصورت تایید سفر مطالعاتی) و اخذ وثیقه ملکی یا بانکی از دانشجو (در صورت عدم تائید سفر مطالعاتی از سوی معاونت پژوهشی)

5.       دریافت پاسخ دفتر حقوقی مبنی بر اخذ تعهد محضری و یا وثیقه ملکی یا بانکی از دانشجو

6.       استعلام از مرکز خدمات آموزشی وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی

7.       وصول پاسخ از وزارت متبوع و تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه با رونوشت جهت گذرنامه برای دانشجویان ذکور و برای دانشجویان خانم به اداره کل گذرنامه

8.       تکمیل فرم شماره یک حراست

10.   صدور حكم انصراف و يا اخراج از تحصيل

1.       دريافت وضعيت دانشجوي مشمول اخراج و يا انصراف از دانشكده

2.       اخذ پرونده آموزشي از بايگاني

3.       بررسي محتواي وضعيت و تطابق آن با محتواي پرونده و آيين نامه آموزشي مربوطه

4.       تهيه حكم اخراج و يا انصراف مربوطه و ارسال براي امضاء مديريت

5.       ارسال رونوشتي از حكم مربوطه به دانشكده جهت ارسال ريزنمرات دانشجوي اخراجي يا انصرافي

11.  صدور گواهي براي آزمون مقاطع بالاتر

1.       دريافت گواهي وضعيت تحصيلي دانشجو از دانشكده

2.       دريافت پرونده دانشجو از بايگاني

3.       بررسي محتواي گواهي با پرونده

4.       تكميل فرم مخصوص شركت در آزمون مقاطع بالاتر   ارسال براي امضاء مديريت و تحويل تصويري از گواهي امضاء و ثبت شده به دانشجو براي اسكن.  

12. صدور معرفي جهت پايان نامه، پروژه تحقيقاتي و يا تكميل آمار زایماني

1.       دريافت فرم معرفي دانشجو از دانشكده

2.       دريافت پرونده از بايگاني آموزشي و يا مراجعه به برنامه "سما"

3.       بررسي محتواي فرم با محتواي پرونده يا اطلاعات برنامه "سما"

4.       تكميل قسمت مربوط فرم و ارسال براي امضاء مديريت  

13.  تسويه حساب دانشجويان اخراجي و انصرافي از تحصيل

1.       تكميل فرم تقاضانامه تسويه حساب توسط دانشجوي انصرافي و يا اخراجي و يا تكميل توسط وكيل رسمي وي  و تسليم آن به دانشكده

2.       انجام تسويه حساب با دانشكده توسط دانشجو و تاييد قسمت مربوطه توسط دانشكده

3.       انجام تسويه حساب با امور دانشجويي دانشگاه و تاييد قسمت مربوطه توسط امور دانشجويي

4.       استعلام از وزارت متبوع در مورد آموزش رايگان دانشجو

5.       تكميل قسمت مربوط به امور آموزشي دانشگاه پس از وصول پاسخ وزارت متبوع (در مورد آموزش رايگان و بدهي صندوق رفاه وزارت متبوع) و تاييد تسويه حساب نهايي

6.       راهنمايي دانشجو و يا وكيل رسمي وي به بايگاني آموزش كل جهت دريافت مدرك ثبت نامي و ريز نمرات حسب مورد 

14.    بررسي ماموريت آموزشي و مرخصي بدون حقوق دانشجويان مقاطع كارشناسي ارشد و PhD با سهميه مربيان يا كاركنان

1.       اخذ ليست دانشجويان با سهميه فوق از اداره پذيرش و ثبت نام

2.       اخذ پرونده از بايگاني امور آموزشي و تحصيلات تكميلي

3.       تطبيق زمان ماموريت با شروع و اتمام دوره تحصيل دانشجو

4.       ارسال نامه جلوگيري از تحصيل به دانشكده مربوطه در صورت اتمام ماموريت آموزشی و يا مرخصی بدون حقوق و ارسال رونوشتي از آن به دانشجو و نيز به محل استخدام دانشجو

5.       اعلام تمديد ماموريت آموزشي و يا مرخصي بدون حقوق بر اساس ارائه درخواست موارد فوق از سوي دانشجو و  سازمان استخدامی مربوطه  

15. ابلاغ آيين نامه ها، دستور العمل ها، بخش نامه هاي آموزشي و برنامه هاي درسي رشته هاي مختلف به دانشكده ها

1.       دریافت آیین نامه ها ، برنامه هاي درسی و دستورالعمل ها از سوی وزارت متبوع

2.       تهیه وارسال به منظور ابلاغ موارد فوق به دانشکده ها و سایر گیرندگان مربوطه  

16. تاسيس و راه اندازي رشته هاي تحصيلي

1.       دریافت فرم های تکمیل شده درخواست راه اندازی و مدارک مربوطه و نظریه شورای آموزشی دانشکده و یا برنامه پیشنهادی رشته (تاسیس رشته) از متقاضی (دانشکده، گروه آموزشی، مرکز ...)

2.       بررسی مدارک فوق و تهیه گزارش و ارسال به شورای آموزشی دانشگاه ( عودت به متقاضی در صورت نقص)  

3.       ارسال نظریه شورای آموزشی دانشگاه ( در صورت موافقت ) و مدارک فوق به شورای دانشگاه (عودت به متقاضی در صورت عدم موافقت شورای آموزشی دانشگاه یا نیاز به بررسی بیشتر)

4.       ارسال نظریه شورای دانشگاه ( در صورت موافقت) و مدارک فوق به شورای گسترش جهت اخذ مجوز نهایی (عودت به شورای آموزشی دانشگاه و متقاضی در صورت مخالفت و یا نیاز به بررسی بیشتر)

5.       دریافت نظر وزارت متبوع (اعم از موافقت و یا مخالفت) و اعلام به متقاضی و پذیرش دانشجو در اولین نیمسال ممکن (درصورت موافقت وزارت متبوع)