ابتدای صفحه

 بخشنامه شماره 4 اتوماسیون – ثبت نامه های دریافتی(شماره 2509/د/100 مورخ 10/11/86)
1- تمام نامه های وارده از طریق دبیرخانه مرکزی برای دبیرخانه مربوطه در انتظار می شوند.
تبصره : نامه هایی که فرستنده آنها در اتوماسیون کد کاربری دارند نامه داخلی محسوب شده و به هیچ وجه بصورت دریافتی ثبت نمی شود، بنابراین دبیرخانه ها از دریافت اینگونه نامه ها معذورند.
2-  دبیرخانه گیرنده نامه، نامه در انتظار را تبدیل به نامه دریافتی می نماید.
3-  فیلدهای مربوط به فرستنده، ثبت و مشخصات نامه کنترل و بصورت دقیق تکمیل گردد.
تبصره 1 : نامه های دارای ارباب رجوع با اولویت ارباب رجوع ثبت شوند.
تبصره 2 : نامه های دارای بار مالی و حقوقی بصورت اولویت فوری ثبت شده و فیزیک آنها نیز بصورت موازی و بدون وقفه ارسال گردد.
تبصره 3 : نامه هایی که بدون شماره هستند(نامه های دستی) بصورت روزانه از عدد یک به بالا شماره وارده دریافت می کنند.
4-  گیرندگان اصل و رونوشت نامه بصورت کامل انتخاب شوند.
تبصره 1 : ثبت نامه برای گیرندگان رونوشت به عهده مسئول ثبت است. (حتی اگر گیرندگان رونوشت جزء دبیرخانه مربوطه نباشند.)
تبصره 2 : در مورد نامه هایی که رونوشت آنها با اختلاف زمانی و بعد از ثبت اصل نامه دریافت می شود، ویرایش و تکمیل گیرندگان رونوشت نامه برعهده دبیرخانه ثبت کننده نامه اصل است.
5-  فیلد موضوع کنترل شده و بصورت کامل و خوانا تکمیل گردد.
6-  فایل های متن بصورت خوانا و کاملاً عمودی و بدون حاشیه های اضافی اسکن شده شوند.
تبصره : نامه ها با رزولوشن حداقل 100DPI  و بصورت Grayscale (سیاه و سفید) اسکن شوند.
7- پیوست نامه ها کنترل شده و درصورت لزوم تکمیل گردد.
8- در صفحه سایر اطلاعات مراجع نامه ها درج شده و برقراری لینک مورد نظر حتماً کنترل گردد.
9- درصورت لزوم درهنگام ثبت، نامه در فولدرهای بایگانی نیز قرار گیرد.
10- نامه دارای پیوست فیزیکی که مشخصات پیوست در قسمت خلاصه آن آمده است، زمانی قابل ثبت می باشد که مسئول ثبت پیوست را رویت کرده باشد.
تبصره الف - پیوست غیرقابل اسکن بصورت فیزیکی و با تکمیل و الصاق فرم مربوطه ثبت و ارسال می شود.
تبصره ب -  ارسال و تحویل پیوست فیزیکی حتماً در دفتر نامه رسانی ثبت و امضاء گردد.
11- اصل نامه مهمور به مهر دبیرخانه مربوطه و شماره نامه روی آن نوشته شود.
12- اصل نامه جهت بایگانی از ارباب رجوع گرفته شده و در دبیرخانه مربوطه بایگانی می شود.
تبصره 1 : این مورد شامل نامه های دارای بار مالی و حقوقی که حتماً باید دارای دستور و امضاء اصل باشند نمی شود.
تبصره 2 : شماره نامه اتوماسیون برای ارباب رجوع یادداشت و به ایشان تحویل داده شود...دریافت بخشنامه شماره 4(jpg,248Kb ) 

ابتدای صفحه

بخشنامه شماره 5 اتوماسیون – ثبت نامه های ارسالی(شماره 2508/د/100 مورخ 10/11/86)
عنوان (منبع) فرستنده نامه ارسالی در سیستم باید شخص امضاء کننده نامه باشد. ثبت نامه های ارسالی به سه بخش تقسیم می شود:
الف – "ثبت نامه های ارسالی" : در مورد نامه هایی که فیزیک آنها جهت ارسال وارد دبیرخانه شده است.
تبصره : تمام افراد حاضر در اتوماسیون تنها از طریق سیستم قادر به ارسال نامه هستند و دبیرخانه ها از پذیرش فیزیکی اینگونه نامه ها معذورند.
ب – "نامه های در انتظار" : شامل نامه هایی که در سیستم تهیه شده و پس از کارشناسی و امضاء مدیر مربوطه جهت اشخاص  خارجی به دبیرخانه ارسال شده اند.
ج – "ارجاعات خارجی نامه ها" : در مورد نامه هایی که قبلاً در سیستم ثبت شده اند و به فرد یا سازمان خارج از سیستم ارجاع خورده اند.
الف – ثبت نامه ارسالی :
الف 1 – فیلدهای مربوط به فرستنده و مشخصات نامه در صفحه اطلاعات اصلی تکمیل گردد.
الف 2 – گیرندگان اصل و رونوشت داخلی و خارجی دقیق تکمیل گردند.
الف 3 – فیلد موضوع و کلید واژه بصورت کامل و خوانا تایپ شود.
الف 4 - فایل های متن بصورت خوانا و کاملاً عمودی و بدون حاشیه های اضافی اسکن شود.
تبصره : نامه ها با رزولوشن حداقل 100DPI  و بصورت Grayscale (سیاه و سفید) اسکن شوند.
الف 5 – پیوست های نامه در صفحه "پیوست ها" اسکن شوند.
الف 6 - در صفحه "سایر اطلاعات" مراجع نامه ها درج شده و برقراری لینک مورد نظر حتماً کنترل گردد.
الف 7 - درصورت لزوم درهنگام ثبت، نامه در فولدرهای بایگانی نیز قرار گیرد.
الف 8 – پس از ثبت نامه مهمور به مهر و شماره دبیرخانه گردیده و جهت ارسال به واحد ارسال مراسلات مربوطه انتقال داده شود.
ب – نامه¬های در انتظار :
ب 1 –  مسئول دبیرخانه نامه در انتظار مدیر خود را باز کرده و در ابتدا موارد ذیل را کنترل کند.
- فایل متن به لحاظ املاء صحیح کلمات، فونت، محل قرارگیری صحیح امضاء و رونوشت ها
- کنترل وجود و یا عدم وجود باکس مربوط به تاریخ و سایر موارد مورد نظر
- در صورت ایراد در هر یک از موارد ذکر شده نامه به فرد فرستنده عودت و شرح عودت نیز به صورت کامل تایپ شود.
ب 2 – تبدیل به نامه ارسالی و کنترل و تصحیح اطلاعات موجود در صفحات اطلاعات اصلی، فایل های متن، پیوست ها و سایر اطلاعات برعهده مسئول ثبت نامه ارسالی می باشد.
ج –  ارجاعات خارجی نامه ها :
-  مراجعه به کارتابل ارجاعات خارجی نامه ها، بازکردن نامه و تهیه پرینت از آن.
- تکمیل و آماده سازی ضمائم و پیوست های نامه جهت ارسال.
- زدن کلید چاپ اطلاعات و تهیه پرینت از پاراف های نامه
- الصاق مستندات  به نامه و ارسال آن به گیرنده   از اهم وظایف مسئول ثبت نامه های ارسالی است...دریافت بخشنامه شماره 5(jpg,212Kb )