مقدمه

از آنجا که اینترنت بهترین بستر برای ایجاد ارتباط و جابجائی سریع اطلاعات می باشد و هیچگونه محدودیت جغرافیایی ندارد ، امکانات و فوائد نرم افزارهای مبتنی بر وب به گونه ای است که توصیه و تاکید دولت محترم و وزارتخانه متبوع، در راستای تحقق اهداف دولت الکترونیک درجهت تهیه اینگونه سیستم ها می باشد.
برخی از محاسن سیستم های تحت وب عبارتند از:
1- سادگی استفاده و گسترش همه جانبه
2- شفافیت و بالا رفتن قابلیت استناد تعاملات 
3- مدیریت، نظارت و پیگیری عملیات مربوط به مستندات
4- امکان تعاملات درون سازمانی با سایر بخش ها و واحدها 
5- یکسان سازی، سازمان دهی و انسجام بخشی به مکتوبات

معرفی :
 پایانه مکاتبات اداری، یکی از زیرسیستم های مجموعه نرم افزارهای اتوماسیون دانشگاه می باشد که در راستای تحقق اهداف کلان توسعه IT در دانشگاه در پی تصمیمات اتخاذ شده کمیته فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه و تائید ریاست محترم دانشگاه از سال 1384 به منظور مکانیزه نمودن دبیرخانه ها، مکاتبات بین مدیریت ها، واحدها و مراکز تحت پوشش خریداری، نصب وراه اندازی گردیده است. این سیستم مبتنی بر وب بوده و مراحل مختلف گردش نامه از جمله  نامه هاي ارسالي و دريافتي و کار با کارتابل هاي مختلف را پوشش مي دهد. هدف از پياده سازي اين سيستم، يکپارچه سازي علميات گردش نامه در دانشگاه، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسي موقعيت نامه در هر لحظه، امکان پيگيري نامه هاي ارجاع داده شده، بايگاني الکترونيکي و بهره گيري از امضاء ديجيتالي در کارتابل الکترونيکي مي باشد. هم اکنون حوزه های ستادی دانشگاه و برخی واحدهای تحت پوشش به صورت کاملا paperless  از این نرم افزار استفاده می کنند.

مزایای این سیستم عبارتند از:
1- صرفه جوئي در زمان
2- صرفه جوئي در فضاي بايگاني
3- تحول در امور دبيرخانه اي سازمان
4- بهينه سازي ساختار و فرآیندهای اداری
5- مديريت گردش كار مكتوبات و مستندات
6- كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات
7- رعایت سلسله مراتب اداري در چرخه مکاتبات
8-دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها
9- دسترسي به آرشيو اطلاعات بدون محدوديت زماني
10- امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن در هر لحظه
11- نظارت متمرکز بر ساختار اداري، گردش نامه ها و عملكرد افراد
12- فرهنگ سازي در راستاي استفاده بهينه از ابزار IT در سازمان
13- پاسخگویی غیر حضوری به ارباب رجوع محترم در راستای طرح تکریم ارباب رجوع
14- صرفه جوئي در هزينه ها با  استفاده کمتر از ملزومات اداري، منابع مالی و انسانی
15- انجام تعاملات فرآیندهای اداری بدون در نظر گرفتن زمان و مکان به واسطه ارتباط Online
16- دسترسي امن و آسان به اطلاعات در زمينه مورد نياز بصورت همزمان توسط افراد مختلف

شکل زیر روال فعلی گردش مکاتبات در  دانشگاه را نمایش می دهد: